A otimização de processos é uma poderosa abordagem para gerar um melhor desempenho em setores específicos da cadeia de operação de uma empresa. O que resulta necessariamente em um melhor aproveitamento de recursos e melhores resultados nos negócios.
Essa otimização é muito visada atualmente por conta de seus vários benefícios e vantagens. Porém, pouca informação de como realizar essa otimização de processos é divulgada.
Antes de iniciarmos a leitura desse artigo, sugiro a leitura de um outro post em que explico o que é otimização de processos e seus benefícios. Tais conhecimentos serão de grande valia para a aplicação do conteúdo abaixo. Para acessá-lo basta clicar aqui.
Neste artigo, vamos tratar exatamente desse problema, e mostrar quatro passos práticos para realizar a otimização de processos em sua empresa.
Acompanhe atentamente para descobrir como melhorar a operação e produção do seu negócio.
1# Identifique todos os seus processos atuais
O primeiro passo para otimizar corretamente os processos da sua empresa consiste em fazer um levantamento de toda a operação. Ou seja, identificar todos os processos atuais que são realizados para que a sua empresa desempenhe suas atividades e opere no mercado.
E para fazer isso, é importante que você mapeie todas as atividades desempenhadas por funcionários, sistemas automatizados e empresas terceirizadas (caso haja).
Esse estudo sobre os processos da empresa vai permitir que se identifique, por exemplo, a quantidade de recursos (humanos e financeiros) consumidos por setor, as atividades que mais agregam valor para a empresa e consumidores e gargalos ou pontos de entrave na operação.
Além disso, também é perfeitamente possível elaborar uma filtragem desse levantamento para cada setor e processo da empresa.
2# Análise de processos, impacto na operação e pontos de melhoria
O segundo passo é decorrente direto da filtragem que falamos acima.
Junto ao levantamento e identificação dos processos da empresa, realiza-se uma análise cuidadosa de como esses processos têm impacto na operação do negócio. Ou seja, entenda o porquê determinado processo é importante e como ele afeta a empresa.
Feito isso, trabalhe para descobrir os pontos da operação, os processos, em que a empresa está sendo pouco produtiva ou falha. Isso quer dizer que você deve buscar identificar corretamente os processos e atividades na empresa que podem ser melhorados.
3# Realize mudanças nos processos que melhorem o desempenho
Agora que se conhece plenamente os processos da empresa, e quais são aqueles que podem ser melhorados, é chegado o momento de fazer as mudanças necessárias.
Nesta etapa da otimização de processos é preciso trabalhar de forma persistente e com o conhecimento obtido na análise de processos. De forma que todas as atividades sejam evoluídas para um ponto de maior desempenho, onde os falhas e gastos excessivos foram removidos da operação da empresa. Gerando assim um melhor desempenho para toda a cadeia produtiva.
Uma rápida dica aqui: ao fazer as mudanças e melhorias em processos da empresa, trabalhe inicialmente com aqueles processos mais difíceis, ou os que estão funcionando com menor eficiência.
Pois os resultados serão maiores num curto prazo em relação aos processos com menores falhas, o que estimula a continuar com a otimização de processos.
4# Monitoramento e ajustes
O quarto e último passo que vamos dar para uma otimização de processos efetiva e que realmente eleva o desempenho da empresa é bem simples (e também um dos mais importantes).
Realizadas as mudanças e melhorias nos processos, é preciso manter-se atento a forma como eles estão trabalhando ao longo do tempo. Ou seja, é preciso monitorar os processos e ver como eles estão sendo desempenhados.
E aí, caso algum processo apresente falhas ou desperdícios novamente, ou surjam tecnologias que possam melhorar alguns processos, então é preciso realizar uma atualização ou novas mudanças para trazer os processos da empresa para sua melhor performance.
Otimizar processos é um processo contínuo
Mais uma vez, precisamos destacar que, embora tenhamos dado quatro passos para otimizar processos, esse trabalho deve ser contínuo.
Portanto, não caia no comodismo com a sua otimização e mantenha-a sempre atualizada e aprimorando os processos da sua empresa.
Para finalizar, gostaria de sugerir a leitura de um artigo que trata sobre como garantir um alto desempenho de seu setor de TI, confira.
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