Como melhorar o atendimento e aumentar a produtividade de seu escritório de advocacia utilizando solução de telefonia IP

Investir em um bom relacionamento com o cliente é fundamental para um escritório de advocacia sobreviver, crescer e evoluir. O primeiro contato com o cliente é um divisor de águas.

Existem diversos fatores que podem contribuir para o crescimento e reconhecimento do nome do escritório frente ao ramo de atuação. A tecnologia é um forte aliado para suportar e promover melhorias de várias áreas de um escritório, como:

gestão, organização dos processos
redução de custos
padronização do atendimento
ampliação da visão estratégica da empresa.

A qualidade do atendimento, controle das informações, auxílio nos processos e feedback dos clientes são partes fundamentais dos fluxos de comunicação. A melhoria contínua dos serviços prestados, visão real dos atendimentos telefônicos, controle dos e-mails e uso de um sistema de gestão jurídica fazem parte dos pilares de sustentação do sucesso de um escritório.

Nesse sentido, é fundamental que os gestores das associações de advogados compreendam que adquirir novas tecnologias é um investimento diferencial e competitivo. Logo, não deve ser visto simplesmente como um gasto.

A telefonia IP, através do uso de uma solução de PABX IP irá proporcionar ao escritório diversos benefícios e vantagens competitivas que veremos logo a seguir.

Más afinal, o que é um PABX IP?

Para iniciarmos, precisamos primeiro explicar de fato o que é um PABX IP. Se trata de uma central telefônica IP corporativa que fornece ligações telefônicas sobre redes de dados IP e ambientes híbridos. O PABX IP é uma tecnologia eficaz e consagrada (substitui o PABX Digital existente) utilizada em escritórios de pequeno, médio e grande porte em todo Brasil.

Você também pode entender melhor sobre essa tecnologia clicando aqui.

Quais são os benefícios e vantagens do PABX IP para um escritório de advocacia?

Entenda agora um pouco das funcionalidades e os benefícios que um PABX IP proporciona a diversos escritórios que o utilizam.

Relatórios completos

Ligações atendidas, efetuadas, não atendidas, abandonadas, totais ou segmentadas por ramais, grupos e filas de atendimento. Possibilidade de recuperar, em tempo hábil, potenciais clientes perdidos e insatisfeitos melhorando o atendimento.

Segmentação do atendimento

Através da utilização de URA (unidade de resposta audível) devidamente planejada (de acordo com as demandas do escritório). Direcionamento das ligações para seus respectivos departamentos minimizando possíveis “gargalos” e agilizando a comunicação.

Gravação de ligações

Gravação total, parcial ou seletiva dos atendimentos ao cliente gerando registros, respaldo legal e com a possibilidade de servir de treinamento aos colaboradores.

Distribuição automática de chamadas

Utilizando o recurso DAC (distribuição automático das chamadas) o escritório poderá organizar o fluxo e distribuição inteligente do atendimento, agilizando o processo de ligação. O DAC proporcionará atendimento das ligações receptivas através de regras, ramais disponíveis, grupos, parametrizações e configurações das filas.

Transbordo de ligações

Em caso de indisponibilidade do ramal ou telefone ocupado, é possível que a ligação fixa/local seja transferida automaticamente para outro ramal (interno ou externo), celular ou outra unidade (escritório em outra localidade).

Caixa postal

Em caso de indisponibilidade total de atendimento, há ainda a possibilidade das ligações serem direcionadas a uma caixa postal, automatizando a facilidade de visualização dos registros.

Caso algum cliente ligue fora do horário de atendimento do escritório, o PABX IP poderá disponibilizar um áudio de aviso (espera telefônica) ou até mesmo caixa postal.

Atendimento automatizado personalizado

Utilizando a espera telefônica personalizada, cada departamento do escritório poderá ter um áudio institucional com conteúdo estrategicamente relevante, voltado ao interesse específico do negócio.

Integração de unidades

A tecnologia de PABX IP proporciona integrar escritórios geograficamente separados, unificar a telefonia e criar ambientes de home office (escritórios com ramais remotos/externos).

Redução de custos

10) De acordo com as negociações com as operadoras de telefonia fixa e móvel, planos promocionais, políticas de rotas de menor custo, perfil e políticas de discagem, é possível que haja redução de custos e melhor uso da telefonia.