A gestão de fornecedores é uma prática essencial para garantir a eficiência e a continuidade dos negócios. No entanto, com o aumento da dependência de terceiros podem surgir riscos significativos, principalmente em relação à privacidade e à proteção de dados.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) traz uma série de requisitos que as empresas precisam considerar ao selecionar e monitorar seus fornecedores, a fim de garantir a conformidade legal e proteger as informações pessoais de clientes, colaboradores e parceiros.
Dessa maneira, isso significa que, para reduzir riscos de vazamento de dados e evitar penalidades, é fundamental que as empresas implementem critérios rigorosos para a avaliação de seus parceiros. Além disso, a integração de práticas de segurança da informação deve ser um aspecto central na contratação e no monitoramento de serviços terceirizados.
Neste artigo, apresentamos as maneiras para avaliar e mitigar riscos relacionados aos fornecedores e como a sua empresa deve estar atenta às exigências da LGPD.
Boa leitura!
Qual a relação entre a gestão de fornecedores e a LGPD?
A gestão de fornecedores e a LGPD estão diretamente conectadas, pois os fornecedores que tratam dados pessoais também devem seguir as normas da Lei. Empresas precisam garantir que seus parceiros estejam em conformidade com a legislação, adotando medidas como revisão de contratos, monitoramento contínuo e avaliação de práticas de proteção de dados.
Para começar: o que é a gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é o processo de selecionar, monitorar e controlar os parceiros que fornecem produtos ou serviços essenciais para uma empresa, com o objetivo de garantir que eles atendam a padrões de qualidade, prazos e, nesse caso, a conformidade legal.
Quando envolve o uso de dados pessoais e informações sensíveis, como os de clientes ou colaboradores, esse processo torna-se ainda mais crucial, pois é necessário assegurar que os fornecedores estejam de acordo com a LGPD e outras normas de privacidade e segurança.
Na prática, isso inclui a avaliação rigorosa de fornecedores, verificando suas políticas de proteção de dados e certificações de segurança, como a ISO 27001, além de cláusulas contratuais que garantam a proteção das informações e definam responsabilidades em caso de vazamentos.
- Vale lembrar: após a contratação, o monitoramento contínuo é fundamental, com auditorias regulares e a exigência de melhorias nos processos de segurança da informação.
Gestão de fornecedores e LGPD: 10 maneiras de avaliar e reduzir riscos
A seguir, saiba como proteger sua empresa e garantir a conformidade com a LGPD ao selecionar e monitorar fornecedores.
Desde a implementação de auditorias regulares até a limitação do acesso a dados, descubra práticas essenciais para minimizar riscos e proteger informações sensíveis.
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Revisão de contratos com fornecedores
Se a sua empresa trabalha com fornecedores, é essencial garantir que os contratos firmados estejam em conformidade com a LGPD.
Mesmo que seu fornecedor seja um parceiro de confiança e de longa data, é importante revisar os contratos atuais e verificar se as questões relacionadas à proteção de dados estão devidamente abordadas.
É crucial avaliar se as cláusulas contratuais protegem sua empresa contra possíveis riscos relacionados ao uso indevido de dados pessoais. Revise cada documento vigente e analise os dados compartilhados, verificando se há a necessidade de atualizar ou incluir novas disposições, como previsto na LGPD, especialmente no artigo 6º.
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Firme contratos com cláusulas de proteção de dados
Ao formalizar a contratação, é necessário incluir cláusulas específicas que garantam a proteção dos dados pessoais compartilhados.
Essas cláusulas devem estabelecer as responsabilidades de cada parte em relação ao tratamento de dados, prever penalidades para o não cumprimento das obrigações e incluir a necessidade de notificação imediata em caso de vazamento de dados.
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Realize auditorias regulares de conformidade
A avaliação contínua dos fornecedores é fundamental. Auditorias periódicas devem ser realizadas para garantir que o fornecedor continue em conformidade com as exigências da LGPD.
Por exemplo, uma empresa pode auditar anualmente seus fornecedores de tecnologia para verificar se as práticas de segurança da informação estão atualizadas.
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Adote a análise de Impacto de Proteção de Dados (DPIA)
Sempre que um fornecedor tiver acesso a grandes volumes de dados pessoais ou dados sensíveis, é importante realizar uma análise de impacto de proteção de dados (DPIA).
Esse processo permite:
- Identificar riscos potenciais;
- Propor medidas para minimizá-los antes de compartilhar qualquer informação.
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Exija certificações de segurança
Garanta que o fornecedor tenha certificações relevantes em segurança da informação. Essa é uma maneira de assegurar que ele possui processos e ferramentas para proteger os dados.
- Certificações como ISO 27001 e SOC 2, por exemplo, são indicativos de que o parceiro adota práticas de segurança eficientes.
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Monitoramento contínuo de ameaças e vulnerabilidades
Além das auditorias regulares, é importante monitorar continuamente as atividades do fornecedor em busca de potenciais ameaças ou vulnerabilidades.
Empresas podem utilizar softwares de monitoramento de segurança para identificar atividades suspeitas ou falhas de segurança que possam impactar a integridade dos dados compartilhados.
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Redefinição e aprimoramento de processos internos
É ideal revisar e aprimorar processos internos de gestão de contratos e controle de documentos, áreas que muitas vezes são negligenciadas.
Irregularidades fiscais, financeiras ou reputacionais dos fornecedores podem impactar diretamente sua empresa, por isso é essencial incluir mecanismos de controle robustos no processo de homologação de parceiros.
Para mitigar esses riscos, o envolvimento de áreas de Compliance e profissionais especializados e multidisciplinares, como os DPO’s são fundamentais.
Eles são responsáveis por assegurar que os direitos dos titulares de dados sejam respeitados e que as responsabilidades de todas as partes envolvidas sejam cumpridas.
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Encerramento de parcerias com fornecedores não-complacentes
A multa pelo descumprimento da LGPD pode chegar a R$ 50 milhões, o que representa um sério risco para a sustentabilidade de qualquer empresa.
Sendo assim, é essencial agir rapidamente ao identificar que um fornecedor não está cumprindo com as exigências da Lei. Quando o diálogo com o parceiro falha e ele se mostra resistente ou indiferente em relação ao tema, a situação se torna ainda mais preocupante.
Manter uma parceria com um fornecedor que não se adapta à LGPD, a longo prazo, pode custar a sua saúde financeira e os danos à reputação da sua organização.
Embora a decisão de encerrar um relacionamento comercial seja drástica e deva ser tomada em último caso, ela é necessária em certos cenários para proteger o seu negócio.
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Limite o acesso a dados pessoais
Reduzir a quantidade de dados pessoais acessíveis aos fornecedores é uma prática eficaz para mitigar riscos.
O princípio da minimização de dados da LGPD orienta as empresas a compartilharem apenas os dados necessários para que o fornecedor realize seu serviço.
Por exemplo, um prestador de serviço de suporte técnico não precisa de acesso a informações sensíveis de clientes, como dados financeiros. Essa ação ajuda a reduzir ataques cibernéticos e vazamentos de dados.
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Treinamentos e capacitação em proteção de dados
Promover treinamentos periódicos para fornecedores sobre as boas práticas de segurança da informação e privacidade de dados ajuda a garantir que eles estejam alinhados com as exigências da LGPD.
No dia a dia, isso pode incluir workshops sobre como evitar ataques de phishing ou como lidar com incidentes de vazamento de dados.
A importância de um fornecedor especializado para a proteção dos seus dados
Atualmente, o cumprimento das normas de proteção de dados vai além de uma simples exigência legal, trata-se de uma questão estratégica para o sucesso e segurança das empresas.
Como mencionamos anteriormente, contar com um fornecedor especializado na proteção de dados é fundamental para garantir que as informações sensíveis sejam tratadas com a devida segurança, evitando riscos de vazamento e penalidades decorrentes da não conformidade.
Empresas especializadas e qualificadas em privacidade e compliance, como a Tripla, estão capacitadas a identificar pontos vulneráveis nos processos internos e fornecer soluções que atendam às exigências legais de proteção de dados.
Além disso, um parceiro especializado contribui para a construção de uma cultura organizacional que prioriza a segurança da informação, ajudando a fortalecer a reputação da empresa no mercado e a evitar multas da LGPD.
Diferenciais da gestão de fornecedores da Tripla
- Monitoramento contínuo de conformidade: a Tripla realiza acompanhamento permanente para garantir que seus fornecedores estejam sempre em conformidade com as normas de proteção de dados.
- Avaliação detalhada de riscos: identificação e mitigação de riscos relacionados ao tratamento de dados, ajudando a proteger sua empresa de vulnerabilidades.
- Automatização de processos: a gestão de fornecedores é otimizada com ferramentas automatizadas que facilitam o monitoramento e a auditoria.
- Transparência e clareza em contratos: revisão de contratos com fornecedores, incluindo cláusulas específicas de privacidade e compliance, garantindo proteção e segurança jurídica.
- Notificações em tempo real: alertas sobre inconsistências e riscos encontrados nos fornecedores monitorados.
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Tripla & Gestão de fornecedores: administrando os riscos de terceiros
A Tripla se destaca como uma parceira estratégica na gestão de fornecedores, ajudando empresas a administrar os riscos associados a terceiros de forma eficiente e segura.
Com nossa abordagem especializada, oferecemos uma combinação de monitoramento contínuo, avaliação detalhada de riscos e a automatização de processos que assegura que todos os fornecedores estejam em conformidade com as normas de proteção de dados.
Se a sua empresa busca otimizar a gestão de fornecedores e garantir segurança nas informações compartilhadas, converse com os especialistas em Privacidade e Compliance da Tripla.
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