O novo Coronavírus chegou ao Brasil, atualmente com mais de 2 mil casos confirmados (24/03/2020) e para evitar a propagação do vírus, a medida recomendada é o distanciamento social, causando um efeito dominó com cancelamentos de eventos e fechamento do comércio em todo o Brasil.

Mas como as empresas protegem seus funcionários da disseminação de coronavírus e minimizam o impacto que o distanciamento social terá sobre seus negócios? O modelo de home office é uma boa alternativa, mas é necessário certo cuidado para permitir que os funcionários trabalhem remotamente. A má administração das operações durante esse período crucial pode afetar gravemente as empresas a longo prazo.

Como ativar “modo” Home Office em minha empresa?

Muitas empresas ainda possuem sistemas on premise (dentro da empresa) como CRM, ERP, telefonia e até e-mail, que são vitais para o funcionamento de seu negócio. Nesse caso, temos duas opções: migrar parte ou todo o sistema da empresa para um sistema em cloud, como Azure, ou garantir a conectividade segura dos colaboradores até os servidores da empresa.

Não existe uma receita pronta, é necessário avaliar o cenário de cada empresa para escolher a forma mais eficiente, rápida e com melhor custo.

Para o cenário em nuvem, temos boas opções com excelente custo, como a suíte do Office 365, que inclui serviços como e-mail e sharepoint (para migração do file server). Serviços como telefonia e CRM podem ser colocados na nuvem como IAAS (infraestrutura como serviço) ou utilizar um serviço de VPN para fornecer a conectividade de seus colaboradores até sua empresa. Para serviços de VPN os modelos mais utilizados são:

1. VPN SSL/IPSEC: O acesso através de túnel VPN, permite estender a rede de sua empresa até a casa de seus colaboradores. Essa solução é recomendada para empresas que forneceram computadores corporativos para seus colaboradores, uma vez que esse computador estará conectado dentro dos sistemas da empresa sem nenhuma política ou sistema de segurança, como antivírus ou atualizações críticas.
2. VPN Clientless: Outra forma de acesso aos sistemas da empresa é através de serviços VPN sem cliente, através de um portal de usuário no navegador, o colaborar loga com seu usuário e acessa sua máquina local com privilégios limitados. Ideal para empresas que não possuem computadores corporativos.

Colaboração

Facilitar a comunicação com colegas de trabalho, fornecedores e clientes é uma peça-chave para a produtividade no trabalho remoto. Por meio de soluções adequadas, é possível contar com alta qualidade de som e imagem, compartilhamento de tela e de arquivos, entre outras funcionalidades. Desse modo, as empresas conseguem manter seus cronogramas de reuniões sem que seja necessário que os colaboradores estejam presentes fisicamente. Cada um poderá participar sem ter que se deslocar de casa.

Além dessas soluções, é importante contar com uma solução profissional de telefonia IP para realizar e principalmente receber as ligações de seus clientes mesmo estando fora do escritório.

Para saber mais veja o post: Como o PABX-IP auxilia sua migração para o Home Office

Gestão de Equipes e Produtividade

A gestão de equipe a distância não precisa ser uma tarefa difícil e complexa. Por meio de ferramentas, é possível controlar o desenvolvimento de seus colaboradores com maior visibilidade. As ferramentas de colaboração permitem um gerenciamento ágil e eficiente, possibilitando que as empresas integrem aplicações e contem com dashboards completos que mostrem todas as informações e atualizações sobre o andamento do projeto.

Assim, é possível monitorar quais tarefas já foram finalizadas, o que está em desenvolvimento, acompanhar as datas e prazos de cada uma delas e verificar quem são os colaboradores responsáveis.

As ferramentas de gestão são imprescindíveis para acompanhar o desempenho de sua equipe e evitar perda de produtividade dos colaboradores. Portanto, é fundamental que cada empresa analise sua situação e passe a investir nessas tecnologias para fazer sua parte nesse momento.

Para alguns modelos de negócio é importante o acompanhamento personalizado com dashboard voltadas para gestão de tempo, em que seja possível acompanhar o dia a dia de seus colaboradores e atividades realizadas;

• Acompanhar informações sobre padrões de trabalho;
• Gerenciamento de tempo;
• Alertar sobre as atividades dos funcionários que apresentam riscos de conformidade;
• Relatórios detalhados para os requisitos da trilha de auditoria;
• Analisar informações de dados para projetar equipes para obter melhores resultados de negócios.

Conclusão

É fato que a pandemia do coronavírus veio para mudar a forma de trabalho das empresas de todo o mundo. Então, ferramentas de conectividade e colaboração serão cada vez mais usadas dentro das organizações e vão possibilitar inúmeros avanços com as equipes que trabalham remotamente. Não somente durante esse momento, pois a tendência é que mesmo após a fase de isolamento social as formas de trabalho serão permanentemente alteradas.

Caso precise de apoio para migrar seus times para home office, fale com a Tripla.

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